Comunicação Organizacional

Para a Teoria das Relações Humanas, comunicação é a troca de informações entre indivíduos. Significa tornar comum uma mensagem ou informação. Constitui um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social.

A comunicação requer um código para formular uma mensagem e enviá-la na forma de sinal (como ondas sonoras, letras impressas, símbolos), por meio de um canal (ar, fios, papel) a um receptor da mensagem que a decodifica e interpreta o seu significado. Na comunicação pessoal direta falada, ou seja, na conversação, a linguagem funciona como código e é reforçado por elementos de comunicação não-verbal (como gestos, sinais, símbolos). A comunicação interpessoal também se pode dar a distância, através da escrita, telefone ou internet como meio de transmitir as mensagens.

Com o desenrolar das experiências sobre liderança, os pesquisadores passaram a concentrar atenção nas oportunidades de ouvir e aprender em reuniões de grupo e avaliar os problemas das comunicações entre grupos nas empresas. O enfoque das relações humanas mostrou que as comunicações dentro das organizações são falhas e compeliu os administradores a:

a)    assegurar a participação das pessoas dos escalões inferiores na solução dos problemas da empresa e

b)    incentivar maior franqueza e confiança entre indivíduos e grupos nas empresas.

A comunicação é uma atividade administrativa que tem dois propósitos principais:

a) proporcionar informação e compreensão necessárias para que as pessoas possam se conduzir nas suas tarefas.

b) proporcionar as atitudes necessárias que promovam a motivação, cooperação e satisfação nos cargos.

Esses dois propósitos promovem um ambiente que conduz a um espírito de equipe e a um melhor desempenho nas tarefas.

Para a Teoria das Relações Humanas, a comunicação é importante no relacionamento entre as pessoas e na explicação aos participantes das razões das orientações tomadas. Os subordinados devem receber um fluxo de comunicação capaz de suprir-lhes as necessidades. Por outro lado, os superiores devem receber dos subordinados um fluxo de comunicações  capaz de lhes fornecer uma idéia adequada do que está acontecendo. A comunicação em duas vias (descendente e ascendente) é importante, pois:

•    A pessoa trabalha melhor quando conhece os padrões do seu trabalho;

•    A organização opera mais eficientemente quando a pessoa e seu chefe têm um entendimento comum das suas responsabilidades e padrões de desmepenho que a empresa espera obter deles;

•    Cada pessoa pode ser auxiliada a dar a máxima contribuição à organização e a utilizar ao máximo as suas habilidades e capacidades.
Ao enfatizar a criação de grupos e não o comportamento individual, a Teoria das Relações Humanas trata a comunicação como fenômeno social.


Organização Informal

Os conceitos fundamentais da Teoria das Relações Humanas foram expostos por Roethelisberger e Dickson no seu memorável livro sobre a Experiência de Hawthorne. Verificaram que o comportamento dos indivíduos no trabalho não pode ser compreendido sem se considerar a organização informal e suas relações com a organização informal da fábrica.

O conjunto de interações e relacionamentos que se estabelecem entre as pessoas denomina-se organização informal, em contraposição à organização formal, que é constituída pela estrutura organizacional composta de órgãos, cargos, relações funcionais, níveis hierárquicos etc. O comportamento dos grupos sociais está condicionado a dois tipos de organização: a organização formal ou racional e a organização informal ou natural.

A organização formal é conduzida pela práticas estabelecidas pela empresa e por uma política empresarial traçada para atingir objetivos da empresa.

A organização informal concretiza-se nos usos e costumes, nas tradições, nos ideais e nas normas sociais. Traduz-se por meio de altitudes e disposições baseadas na opinião e no sentimento. São a expressão da necessidade de “associar-se” e não se modificam rapidamente e nem procedem da lógica: estão relacionadas com o senso dos valores, os estilos de vida e com as aquisições da vida social que a pessoa se esforça por preservar e pela defesa das quais está disposta a lutar a resistir.

Características da Organização Informal

A organização informal apresenta as seguintes características:

a) Relação de coesão ou de antagonismo. As pessoas em associação com as outras, situadas em diferentes níveis de setores da empresa, criam relações pessoais de simpatia (de identificação) ou de antagonismo (de antipatia).

b) Status. Os indivíduos interagem em grupos informais, dentro dos quais cada um, independentemente da sua posição na organização formal, adquire certa posição social ou status em função do seu papel e participação e integração na vida do grupo.

c) Colaboração espontânea. A organização informal é um reflexo da colaboração espontânea que pode e deve ser aplicado a favor da empresa.

d) A possibilidade da oposição à organização informal. Quando não bem entendida ou manipulada inadequadamente, a organização informal pode se desenvolver em oposição à organização formal e em desarmonia com os objetivos da empresa.

e) Padrões de relações e atitude. Os grupos informais desenvolvem, espontaneamente, padrões de relações e atitudes aceitos e assimilados pelas pessoas, pois traduzem os interesses e aspirações do grupo.

f) Mudanças de níveis e alterações dos grupos informais. As pessoas participam de vários grupos informais em face das relações funcionais que mantêm com outras pessoas em outros níveis e setores da empresa. Os grupos informais tendem a se alterar com as modificações na organização formal.

g) A organização informal transcende a organização formal. A organização informal é constituída por interações relações espontâneas, cuja duração e natureza transcendem as interações e relações formais. Enquanto a organização formal está circunscrita ao local físico e ao horário de trabalho da empresa, a organização informal escapa a essas limitações.

h) Padrões de desempenho nos grupos informais. Os padrões de desempenho e de trabalho estabelecidos pelo grupo informal nem sempre correspondem aos padrões estabelecidos pela administração. Podem ser maiores ou menores, bem como podem estar em perfeita harmonia ou em completa oposição, dependendo do grau de motivação do grupo quanto aos objetivos da empresa.

Na organização informal, o indivíduo preocupa-se com o reconhecimento e aprovação social do grupo ao qual pertence. O seu ajustamento social reflete sua integração ao grupo. A organização informal tem sua origem na necessidade do indivíduo de conviver com os demais seres humanos.

Origens da Organização Informal

Existem quatro fatores que condicionam os grupos informais:

a)    Os “interesses comuns” das pessoas e que, através deles, passam a se sintonizar mais intimamente. Coma as pessoas passam juntas a maio parte de seu tempo nos locais de trabalho, é comum que passem a identificar interesses comuns quanto a assuntos de política, esportes, acontecimentos públicos, atividades etc. Os interesses comuns aglutinam as pessoas.

b)    A interação provocada pela própria organização formal. O cargo que cada pessoa ocupa na empresa exige contatos e relações formais com outras pessoas. A inter-relação decorrente das atividades do cargo se prolonga e se amplia além dos momentos do trabalho, propiciando a formação de contatos informais. Assim, as relações estabelecidas pela organização formal dão margem a uma vida grupal intensa que se realiza fora dela.

c)    A flutuação do pessoal dentro da empresa provoca a alteração dos grupos sociais informais. A rotatividade, a movimentação horizontal e vertical do pessoal, as transferências etc. causam mudanças na estrutura informal, pois as interações se alteram e com elas os vínculos humanos.

d)    Os períodos de lazer, ou seja, os “tempos livres” permitem a interação entre as pessoas que estabelece e fortalece os vínculos sociais entre elas. Os períodos de lazer ou tempos livres são os intervalos de tempo nos quais o indivíduo não trabalha, mas durante os quais permanece ao redor de seu local de trabalho, em contato com outras pessoas.

Os grupos informais, também chamados grupos de amizade, se organizam naturalmente por meio de adesões espontâneas de pessoas que com eles se identificam. A hierarquia funcional existente na organização formal nem sempre prevalece nos grupos informais.

Dinâmica de Grupo

A dinâmica de grupo é um dos assuntos preferidos da Teoria das Relações Humanas, Kurt Lewin o fundador da Escola da Dinâmica de Grupo, introduziu o conceito de equilíbrio “quase-estacionário” nos processos grupais para significar o campo de forças existentes dentro dos grupos e que conduzem a processos reguladores, um grupo pode compensar a ausência de um colega pela contribuição aumentada dos outros membros. Os processos grupais e os hábitos sociais não são estáticos; ao contrário, são processos vivos e dinâmicos.

O grupo não é apenas um conjunto de pessoas, mas envolve a interação dinâmica entre pessoas que se percebem psicologicamente como membros de um grupo. Os membros de um grupo se comunicam entre si de maneira direta e face a face, razão pela qual cada membro influência e é influenciado pelos outros membros do grupo. Além disso, o grupo apresenta as seguintes características: uma finalidade, ou seja, um objetivo comum; uma estrutura dinâmica de comunicações; e uma coesão interna.

Dinâmica de grupo é a “soma de interesses” dos componentes do grupo e que pode ser “ativada” por meio de estímulos e motivações, no sentido de facilitar a harmonia e melhor relacionamento humano. As relações entre os membros de um grupo recebem o nome de relações intrínsecas. Por outro lado, as relações extrínsecas são relações que o grupo ou membros do grupo mantêm com os outros grupos ou pessoas. Como um ser social, o homem tem necessidade de estabelecer relações com outras pessoas.

Como seres sociais, as pessoas têm necessidade de estabelecer relações com outras. Para a Escola de Relações Humanas, a produção tende a aumentar quando há contatos sociais entre as pessoas que executam determinada operação. As pessoas desjam mais do que ter apenas amigos, elas desejam fazer parte, isto é, participar de um papel dentro da organização ou de um grupo. O convívio social e as experiências compartilhadas com os colegas de trabalho situam-se entre as fontes mais poderosas  de satisfação no trabalho.

Os grupos menores tendem a desfrutar de moral mais elevado do que os grupos maiores, onde todos fazem o mesmo serviço e onde há dificuldade de se comunicar e se identificar com os colegas. O trabalho rotineiro é cheio de frustrações, tensões e de experiências similares para compartilhar com eles as suas dificuldades e decepções e compreendê-las melhor.

O estudo dos grupos é importante para o administrador, porque o ingrediente típico das organizações são as pessoas e a maneira mais comum de executar o trabalho através das pessoas é dividi-lo em grupos de trabalho. Os grupos formam todas as facetas da vida organizacional. Assim, o conhecimento da dinâmica grupal ajuda o administrador a lidar melhor com ela.

Assim, as relações humanas representam “uma atitude, um estado de espírito que deve prevalecer no estabelecimento e/ou na manutenção dos contatos entre pessoas. Essa atitude deve basear-se no princípio do reconhecimento de que os seres humanos são entes possuidores de uma personalidade própria que merece ser respeitada. Isso implica uma compreensão sadia de que toda pessoa traz consigo, em todas as situações, necessidades materiais, sociais ou psicológicas, que procura satisfazer e que motivam e dirigem o seu comportamento neste ou naquele sentido. Assim como as pessoas são diferentes entre si, também a composição e estrutura das necessidades variam de indivíduo para indivíduo”.

De acordo com esse conceito, “praticar relações humanas significa muito mais do que estabelecer e/ ou manter contatos com outros indivíduos. Significa estar condicionado nessas relações por uma atitude, um estado de espírito, ou uma maneira de ver as coisa, que permita compreender as pessoas, respeitando sua personalidade, que sem dúvida, é diferente da nossa”. Esse conceito se aplica a qualquer situação: no lar, na escola ou no trabalho.