|
BUSINESS INTELLIGENCE
INTRODUÇÃO
Conforme análises e entendimentos
através de pesquisas feitas em jornais, revistas, e meios
eletrônicos, trazemos um breve relato sobre BUSINESS
INTELLIGENCE, abordando seu surgimento, utilidade,
benefícios. O BI tem várias definições por parte dos
especialistas mas é um assunto que vem se tornando parte do
cotidiano das grandes corporações do Mundo Globalizado cada
vez mais competitivo, onde as empresas disputam cliente a
cliente.
Os clientes, por sua vez, estão
mais exigentes em relação a qualidade e a prestação de
serviço sobre determinado produto e que somado a evolução da
tecnologia de informação vem exigindo das grandes empresas
uma séria reformulação na forma de analisar e conduzir seu
ambiente interno e também o externo, tentando sempre
antecipar as ações junto aos concorrentes, fornecedores,
clientes, etc.
A melhor maneira para compreender
o que o BI vem agregar numa gestão empresarial, é entender a
analogia a seguir:
Imagine estar sentado em uma
cabine de um grande jato e tendo à sua frente um painel de
instrumentos com mostradores e indicadores que informam o
estado interno da aeronave – velocidade, altitude,
combustível, pressão do óleo, e assim por diante...
Bons pilotos gastam muito do seu
tempo estudando o painel de instrumentos e fazendo ajustes
necessários para assegurar que a aeronave esteja voando em
ótima condição. Então, é provável que esse piloto não esteja
apto a voar em uma tempestade ou situações piores. Por isso
os aviões são equipados com radar.
Um sistema de radar é a
ferramenta que o piloto usa para ver além do avião -
visualizar o que está acontecendo no ambiente em que a
aeronave está voando, ou seja, o ambiente externo. Com a
visão que um sistema de radar provê (informações sobre
topografia, tempo e outras aeronaves) o piloto pode fazer os
ajustes de curso necessários para alcançar seu destino com
segurança
O fundamental para se implantar o
Business Intelligence em sua empresa é a metodologia de
implantação, pois a nível competitivo não podemos nos dar ao
luxo de fazer projetos de longo prazo e de implementação de
elevado custo.
OS
ACONTECIMENTOS
O final do século XIX
caracterizou-se por um período de desaceleração da economia
e desgaste dos avanços da primeira revolução industrial. No
entanto, por outro lado, a virada do século é caracterizada
por uma mudança da situação econômica mundial:
“Essa desaceleração só foi
revertida por volta da passagem do século, quando uma série
de grandes avanços abriu novas áreas de investimento. Esses
anos assistiram à vigorosa infância, senão ao nascimento, da
energia e dos motores elétricos; da química orgânica e dos
sintéticos; do motor de combustão interna e dos dispositivos
automotores; da indústria de precisão e da produção em
linhas de montagem – um feixe de inovações que mereceu o
nome de segunda revolução industrial”.
É a partir daí que o sistema
capitalista se consolida, a ciência e a tecnologia se casam
e surge um nova base técnica, a qual é representada pela
indústria eletromecânica. Inicia-se um aumento de
produtividade e conseqüente acumulo de capital.
Neste estágio nos deparamos com a
necessidade da Informação e com significativas mudanças, se
não dizer uma nova vida empresarial e de negócios. É uma
etapa inovadora, onde prevalece a criação e adequação das
necessidades. Algumas empresas acreditam e vivem
numa fase de prosperidade e oportunidades nos negócios.
Outras nem tanto, sendo massacradas e extintas por completo.
São muitas mudanças acontecendo de forma muito acelerada e
se antepõem aos profissionais da atualidade.
Com esta nova era, torna-se
essencial organizar o crescimento e o uso da informação para
que os recursos (pessoas, máquinas, sistemas) sejam
utilizados de forma mais produtiva, correta e eficiente:
“ A informação transformou-se em
recurso fundamental em qualquer organização. Ela é vista
como um conjunto de dados que possuem valor no processo de
tomada de decisão. Sob este aspecto, a informação é
associada a um valor (seja ele estético, moral, ético,
econômico ou social) que afeta as decisões humanas, de
qualquer tipo”
.
Entretanto existe uma importante
questão que deve ser bastante considerada:
A informação não apresenta valor
nenhum se analisada isoladamente, passando a ter muito valor
quando associada a um conjunto de outras informações e
tornando-se um produto essencial num processo de decisão.
É neste momento que chegamos no
que queremos apresentar, um produto chamado INTELIGÊNCIA DE
NEGÓCIOS, bastante conhecido no exterior e que vem se
tornando ferramenta fundamental no processo de gestão
empresarial de grandes empresas nacionais e multinacionais.
Como estamos falando do produto
informação, temos que entender seu processo de utilização
desde o início.
Para gerar, armazenar, acessar,
analisar e gerenciar a informação é utilizada a TI –
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, que abrange os métodos, o software
e a infra-estrutura que suporta o uso de sistemas de
informação e pode auxiliar as empresas a se conhecerem,
descobrir potenciais e novos mercados. Em meio a toda
essa avalanche moderna, está o BUSINEES INTELIGENCE, ou
INTELIGÊNCIA DE NEGÓCIO que trataremos a seguir como BI.
O FOCO
Antes de qualquer iniciativa da empresa em investir numa
mudança para melhorar sua produtividade com base nas
informações e ferramentas que tem a sua disposição, ela deve
traçar e definir sua META e em que patamar deseja se
encontrar daqui a determinado período de tempo com base num
planejamento estratégico. Uma empresa deve planejar:
ü
Transformar a MARCA de determinado
produto em líder de mercado, sendo percebida como sinônimo
de qualidade, confiança e excelência de produtos e serviços;
ü
Garantir níveis de RENTABILIDADE
satisfatória, dentro dos padrões racionais e uniformes,
permitindo auto sustentação e reinvestimento continuo no seu
ramo e prospecção de novos negócios;
ü
Consolidar a CULTURA e POLÍTICA entre
seus colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros e
demais componentes do seu negócio.
Partindo destas premissas, a empresa deve então rever seus
recursos e investir numa estrutura de informação de
confiabilidade e qualidade para atingir tais metas.
O QUE ANTECEDEU
O BI
Uma febre chamada SISTEMAS INTEGRADOS de GESTÃO (ERPs), cuja
definição: Enterprise Resouces Planning (Planejamento de
recursos de um Empreendimento), é uma evolução natural dos
sistemas integrados. Também chamado de “ Pacotes integrados
de Gestão Empresarial”. O EPR é um software que abrange
toda a cadeia de suprimentos ou suplly chain. Resumindo, são
sistemas que controlam uma empresa de ponta a ponta, da
produção às finanças.
Estes surgiram no final do século XX e sacudiram as grandes
empresas, prometendo otimizar ainda mais os seus processos
de forma integrada, ou seja, desde o pedido do cliente,
passando por todo o processo de produção, administrativo,
financeiro e outros, até chegar no produto final, ou seja, o
produto acabado devidamente entregue ao cliente. Com eles as
empresas vislumbraram principalmente agilidade e precisão no
processamento de toda sua cadeia e conseqüentes economias,
gerando mais recursos (dinheiro) para ampliação e
reinvestimento nos negócios, gerando um retorno de médio e
longo prazo (há quem diga de curto prazo).
Realmente as empresas conseguiram melhorar seus processos
mas faltava algo que auxiliasse na análise da INFORMAÇÃO.
Informações tão importantes mas que acaba caindo no
esquecimento, armazenadas nos grandes bancos de dados deste
sistemas.
Eis então que surge o BI como solução para ordenação e
aproveitamento de toda informação gerada na empresa, se
tornando ferramenta indispensável para uma gestão
empresarial sólida e próspera, aliada, é claro, as
competências de cada segmento.
O QUE É BI
Um dos principais conceitos disponíveis atualmente no que
diz respeito a gestão empresarial é o BI.
BI é um termo muito utilizado mas ainda pouco compreendido
no mundo dos negócios. Podemos notar, pelas diversas
definições que apresentaremos adiante, que o assunto está
longe de apresentar uma definição única.
No site da Dall Piero – Agência de Inteligência Competitiva
(www.dallpiero.inf.br)
encontramos uma definição bem focada para BI:
“É o
conjunto de softwares que ajudam em decisões estratégicas”
Segundo Carlos Barbieri, BI é, de forma mais ampla, “a
utilização de variadas fontes de informação para se definir
estratégias de competitividade nos negócios da empresa”.
Uma das maiores fornecedoras de software para BI –
MICROSTRATEGY – define BI como, “Injetar inteligência nas
informações latente nas empresas para traduzir medidas
tangíveis em estratégia e objetivos para a empresa”.
Segundo Tyson (1997), “BI é um processo que envolve a
coleta, análise e validação de informações sobre
concorrentes, clientes, fornecedores, candidatos potenciais
à aquisição, candidatos à joint-venture e alianças
estratégicas. Inclui também eventos econômicos, reguladores
e políticos que tenham impacto sobre os negócios da empresa.
O processo de BI analisa e valida todas essas informações e
as transforma em conhecimento estratégico”
A definição acima é a que mais se enquadra com nosso
entendimento, fazendo apenas um adendo que para se montar
uma ferramenta confiável para análise de informação se faz
necessário ter equipamentos (hardwares) e, principalmente,
sistemas de informação (softwares) compatíveis a estrutura e
necessidade da sua empresa.
Conhecimento do negócio na era da competição global e das
comunicações on-line, passou a ser chamado de BI ou IN
(Inteligência de Negócios).
Como falamos anteriormente, a empresa deve traçar suas metas
e possuir ferramentas compatíveis à estrutura da mesma, para
então pensar em implantar um BI.
Já que inteligência é o resultado de um processo que começa
com a coleta de dados e esses dados são organizados e
transformados em informações, a empresa deve possuir
ferramentas e estrutura compatíveis com o que deseja
alcançar.
Falamos também sobre os SISTEMAS INTEGRADOS de GESTÃO
(ERPs), mas como será que são armazenadas todas as
informações que esses sistemas geram ao longo do tempo
referente as operações de determinada empresa?
Um bom projeto de BI deve ser feito modularmente, isto é,
com a construção de pequenos Datamarts (repositório de dados
departamentais. Por exemplo, datarmat de marketing), cujos
resultados sejam rapidamente visíveis.
Uma abordagem mais corporativa, que vise a construção de um
grande DATAWAREHOUSE corporativo, já mostrou ser um grande
risco, pois o projeto torna-se demasiadamente longo (mais de
um ano) e caros (centenas de milhares de dólares).
Ao mesmo tempo, um projeto com abordagem departamental deve
ser feito com cuidado para que haja integração total entre
os datamarts e não haja retrabalho.
Como se pode observar, um projeto de BI é bastante complexo
e deve ser feito a partir da análise das informações do
cliente.
Mas nem sempre a implantação do BI é um bom
negócio. Existem muitos casos de fracasso. Geralmente isso
acontece quando há falha da integradora ou consultoria que
implementa o projeto, por permitir que a empresa organize os
dados sem antes estabelecer qual é a prioridade e que tipos
de benefícios espera conseguir. Pelo fato de não atuar em
pontos estratégicos, o sistema acaba sendo pouco utilizado e
não se obtém o retorno esperado sobre o investimento.
E T L (Extração
, Transformação e Carga dos Dados)
A
etapa de ETL é um das mais críticas de um projeto de DW,
pois uma informação carregada erroneamente trará
conseqüências imprevisíveis nas fases posteriores. O
objetivo desta fase é fazer a integração de informações de
fontes múltiplas e complexas.
Esta etapa
divide – se, basicamente, em três passos:
Extração;
transformação;
carga de dados.
Embora tenhamos
hoje em dia ferramentas que auxiliam na execução do
trabalho, ainda assim é um processo trabalhoso, complexo e
também muito detalhado.
Carga:
Num processo de ETL, primeiramente devemos definir as
origens das fontes de dados e fazer a extração deles. Essas
origens podem ser várias e também possuir diferentes
formatos, podendo ser desde os sistemas transacionais das
empresas (SAP – BSCS – Outros) até planilhas, arquivos
textos e arquivos DBF (base) ou do Microsoft access;
Limpeza:
Definidas as fontes, partimos para a transformação e limpeza
dos dados. A limpeza é necessária porque os dados
normalmente advém de uma fonte muitas vezes desconhecida,
concebida há muito tempo, contendo muita inconsistência.
Exemplo: Uma empresa de cartão de crédito, o vendedor está
mais atento para a venda do produto do que na qualidade de
dados que está inserindo. Se o cliente não tiver o número do
RG na hora da venda, o vendedor cadastrará um número
qualquer para agilizar a venda. Se for feita uma consulta
posterior, levando-se em conta o número do RG dos clientes,
no mínimo informações estranhas aparecerão (algo como RG
número 9999999-99). Por isso, nessa fase do DW, faz-se
necessário a limpeza desses dados, para houver
compatibilidade entre eles.
Transformação:
Uma vez que a origem dos dados podem ser de sistemas
diferentes, às vezes é necessário padronizar os diferentes
formatos.
Exemplo: Em
alguns sistemas a informação sobre o sexo do cliente pode
estar armazenada no seguinte formato: “M” – para masculino
e “F’ - para feminino. Porém, em algum outro sistema pode
estar guardado como: “H” - para masculino e “M” – para
feminino e assim sucessivamente.
DATA WAREHOUSE
Segundo W.H.Inom (um dos “pais” dos conceitos de DW), um
data warehouse é uma coleção de dados orientada por
assuntos, integrada, variante no tempo, e não volátil, que
tem por objetivo dar suporte aos processos de tomada de
decisão.
Podemos dizer também que o data warehouse é um conjunto de
tabelas (banco de dados) contendo dados extraídos dos
sistemas de operação da empresa (ERPs, tarifadores, etc...),
tendo sido otimizados para processamento de consulta e não
para processamento de transações.
Em geral, um data warehouse requer a consolidação de outros
recursos de dados além dos armazenados em BDs relacionais,
incluindo informações provenientes de planilhas eletrônicas,
documentos textuais, etc... O objetivo de uma data warehouse
é fornecer uma imagem única da realidade do negócio.
De uma forma geral, sistemas de data warehouse compreendem
um conjunto de programas que extraem dados do ambiente de
dados operacionais da empresa, um banco de dados que os
mantém e sistemas que fornecem estes dados aos seus
usuários.
Pode-se dizer que sistemas de data warehouse revitalizam os
sistemas da empresa, porque:
ü
Permitem que sistemas mais antigos
continuem em operação;
ü
Consolidam dados inconsistentes dos
sistemas mais antigos em conjuntos coerentes;
ü
Extraem benefícios de novas informações
oriundas das operações correntes;
ü
Provêm ambiente para o planejamento e
arquitetura de novos sistemas de cunho operacionais.
Como se vê, existem diferentes visões do que seria uma data
warehouse: uma arquitetura, um conjunto de dados
semanticamente consistente com o objetivo de atender
diferentes necessidades de acesso a dados e extração de
relatórios, ou ainda, um processo em constante evolução, que
utiliza dados de diversas fontes heterogêneas para dar
suporte a consultas, relatórios analíticos e à tomada de
decisão.
DATAMART
O data mart, também conhecido com Warehouse Departamental, é
uma abordagem descentralizada do conceito de data warehouse.
Como os projetos sobre Data Warehouse (DW) referiam-se a uma
arquitetura centralizada, onde sua implementação torna-se
uma tarefa complexa, embora fosse interessante as
características de uniformidade, controle e segurança. A
implementação de um DW completo requer uma metodologia
rigorosa e uma completa compreensão dos negócios da empresa.
Esta abordagem pode ser longa e dispendiosa e por isto sua
implementação exige um planejamento bem detalhado (em outras
palavras, muito tempo).
Neste contexto e com a necessidade de agilização de
implantação dos projetos de DW, o datamart passou a ser uma
opção de arquitetura interessante.
Existem duas maneiras distintas de criação de data marts: a
top-down e botton-up.
Ø
TOP-DOWN: é quando a empresa cria um DW e
depois parte para a segmentação, ou seja, divide o DW em
áreas menores gerando assim pequenos bancos orientados por
assuntos departamentalizados.
Ø
BOTTON-UP: é quando a situação é inversa.
A empresa por desconhecer a tecnologia, prefere primeiro
criar um banco de dados para somente uma área. Com isso os
custo são bem inferiores de um projeto de DW completo. A
partir da visualização dos primeiros resultados parte par a
outra área e assim sucessivamente até resultar num Data
Warehouse completo.
OLAP (On-Line Analytic
processing)
O OLAP proporciona as condições de análise de dados on-line
necessárias para responder às possíveis torrentes de
perguntas dos analistas, gerentes, executivos e diretores de
determinada empresa. OLAP é implementado em um modo de
cliente/servidor e oferece respostas rápidas as consultas,
criando um microcubo na máquina cliente ou no servidor.
As ferramentas OLAP são as aplicações que os usuários finais
têm acesso para extraírem os dados de suas bases e construir
os relatórios capazes de responder a suas questões
gerenciais. Elas surgiram juntamente com os sistemas de
apoio a decisão para fazerem a consulta e análise dos dados
contidos nos Data Warehouses e Data Marts.
A funcionalidade de uma ferramenta OLAP é caracterizada pela
análise muti-dimensional dinâmica dos dados, apoiando o
usuário final nas suas atividades, tais como: Slice and Dice
e Drill.
Em vários tipos de OLAPs que são utilizados atualmente
(Consultas ad-hoc, slice-and-diec, drill down/up), temos as
QUERIES onde sua geração no OLAP se dá de uma maneira
bastante simples, amigável e transparente para o usuário
final, o qual precisa ter um conhecimento mínimo para obter
as informações desejadas.
BENEFÍCIOS DE
UM SISTEMA FORMAL DE BI
-
Antecipar
mudanças no mercado
-
Antecipar ações
dos competidores;
-
Descobrir novos
ou potenciais competidores;
-
Aprender com os
sucessos e as falhas dos outros;
-
Conhecer melhor
suas possíveis aquisições ou parceiros;
-
Conhecer novas
tecnologias, produtos ou processos que tenham impacto no seu
negócio;
-
Entrar em novos
negócios;
-
Rever suas
próprias práticas de negócio;
-
Auxiliar na
implementação de novas ferramentas gerenciais.
VANTAGENS
Em vez de dedicar tempo à coleta
de dados e à preparação de relatórios, as empresas agora
concentram-se no que as informações revelam sobre tendências
de negócio. Num relatório que contém informações de toda a
empresa, cuja preparação exigia até 5 dias, hoje é gerado
com um toque no teclado. As equipes agora podem dedicar-se
mais à análise crítica de resultados, gerando inteligência.
O BI aumenta o nível de
conhecimento e enriquece as discussões de negócio. Chama-se
a atenção para o caráter gradual desse tipo de vantagem - na
medida em que os conhecimentos se acumulam, as práticas
gerenciais se aprimoram, levando a melhores resultados.
Muitos executivos têm receio,
pois temem que o novo recurso exponha omissões e erros
decisórios, ou até mesmo que venha a substituir pessoas. A
ferramenta de BI não foi feita para substituir ninguém. Ela
apenas auxilia no processo de tomada de decisão. Ela otimiza
o tempo dos usuários, garantindo informações mais rápidas e
precisas, tornando o gestor mais eficaz. Em caso de erros
decisórios, o sistema pode emitir alertas ao executivo, que,
por sua vez, poderá explorar as informações até encontrar as
causas da falha de desempenho.
·
Automatização da informação de Mapas de
Indicadores, evitando procedimentos manuais e rotineiros,
obtendo uma diminuição dos custos operacionais
·
Visualização dinâmica cruzada - apresentação
disponibilizada em várias perspectivas
·
Importação direta de dados de outras
aplicações (ex.: Excel, aplicações diversas ou outras bases
de dados), para tratamento dessa informação
·
Passagem dos dados estáticos para informação
dinâmica
·
Flexibilização da informação
·
Utilização da aplicação por seleção das
variáveis de análise (arrastamento e/ou filtragem por um
valor determinado dessa variável)
·
Informação sempre atualizada, mediante
definição e parametrização prévia
O
BI também promete auxiliar os executivos em consultas
gerenciais nas áreas de vendas, compras, estoque,
faturamento, PCP (Processo e Controle de Produção), custos,
finanças, contabilidade, telemarketing, recursos humanos e
indicadores de gestão (análise de balanço).
A grande vantagem do conceito de Business Inteligence é
justamente a capacidade que o sistema possui para ‘traduzir’
os dados armazenados em uma linguagem de fácil assimilação
pelo corpo gerencial das empresas. Esse ambiente gerencial
geralmente é caracterizado por gráficos que permitem a
rápida interpretação de uma situação. Por exemplo, se
perguntamos ao sistema quais são os nossos maiores clientes,
a ferramenta de BI imediatamente monta um ranking entre os
maiores, aplicando critérios como faturamento, por exemplo.
EXEMPLO DE
APLICAÇÃO DE SISTEMAS DE BI
Wall-Mart,
uma das maiores cadeias de hipermercados do mundo, consegue
reunir informações em tempo real das vendas de 4,5 mil lojas
distribuídas pelo mundo, cerca de duas mil delas nos Estados
Unidos e, esse tremendo data warehouse já se tornou
parâmetro até mesmo para o presidente da república e do
banco central dos Estados Unidos. O Bush e o Alan Greespan
ligam toda semana para o CEO do Wall-Mart para saber das
vendas. Assim eles acompanham o andamento da economia
mundial e local. Além disto o sistema permite identificar as
correlações entre produtos que em muito ajudam no cross
marchandising. Assim os gerentes das lojas experimentam
novas posições para os produtos que comprovam fazer as
vendas crescer em função de uma relação até então
desconhecida.
No Wall-Mart,
por exemplo, os salgadinhos no caminho da cerveja ou o molho
perto dos legumes são fórmulas comprovadas.
CONCLUSÃO
A
Contabilidade tem papel importante numa estrutura de BI,
desde a exatidão do Plano de Contas, passando pelos
registros e lançamentos contábeis, pois, muitas informações
utilizadas pelos gestores das empresas, tem origem na
Contabilidade, portanto, deverá estar sempre atualizada e
conter informações corretas.
O
BI faz com que as empresas consigam um resultado muito mais
rápido e eficaz em relação às metas a serem atingidas, tem
função de gestor onde depende de todos em conjunto para ser
trabalhado.
Facilitou bastante, ao contador, com a redução de custos
operacionais,pois os executivos acabam tomando decisões
muito mais rápido por receber informações contínuas e
representativas.
Conforme pesquisas feitas, também podemos notar que o BI não
foi tão eficaz a todas as empresas implantadas, pois não é
simplesmente possuir esse tipo de ferramenta que acarretará
num resultado favorável, é necessário conhecê-la e verificar
se será compatível a sua empresa.
REFERÊNCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
Revista
Brasileira para Decision Makers e
Desenvolvedores de Software – DEVELOPERS – Ano 7 – nº 76 –
Dez/2002 (www.developers.com.br)
www.decisionwarehouse.com.br/instituiciona/business.htm
www.conhecimentoempresarial.com.br/define_bi.htm
www.starsys.com.br/not_bicativo.asp Autor: Ana Paula
Lobo - Fonte: Computerworld /
www.informationweek.com.br /
www.execplan.com.br
Revista
Information Kleek Brasil – www.informationkleek.com.br – ano
5 – nº 101
|
Contato
Matérias :: Administração :: Material didático