Home Administração > Sistemas e Ambiente Organizacional

Sistemas e Ambiente Organizacional

CONCEITO DE SISTEMAS

É um conjunto integrado de partes íntima e dinamicamente relacionadas, que desenvolve uma atividade ou função e destina em atingir um só objetivo.

A organização visualiza como um sistema que é constituído de subsistemas.

Os elementos fundamentais de sistema:

Entradas ou insumos (inputs): sistema importa e recebe insumos do ambiente, como recursos, energia e informação.

Saídas ou resultados( outputs): as estradas são devidamente processadas e transformadas em resultados exportadas de novo  ao ambiente na forma de produtos ou serviços,..

Subsistemas: são partes do sistemas que processam toda atividades e constituem o sistema. Os subsistemas são ligados integrados através de uma rede de comunicações.

Retroação (feedeback): é o efeito de retorno da saída sobre a entrada do sistema, no sentido  regulá-la  dentro de parâmetros.

Limites: a separação entre o que é organização e o que é ambiente que a envolve externamente. As fronteiras representam a periferia da organização que se relaciona com ambiente externo.

CLASSIFICAÇÃO DE SISTEMAS

Sistemas fechados: são sistemas de intercâmbio com ambiente, portanto, inteiramente programado  e determinísticos. Na verdade não existe sistemas totalmente fechados, mas sim sistema herméticos a qualquer influência ambiental o funcionamento é perfeitamente previsível e programado.

Sistemas e ambienteSistemas abertos: são sistemas que apresentam intensas relações de intercâmbio com o ambiente. São inteiramente probabilístico e totalmente flexíveis, pois não é possível mapear todas as suas entradas e saídas.

Característica sistêmicas:

Totalidade ou globalismo: é um conjunto que prevalece sobre a visão analítica. A totalidade  ou globalismo significa todo é diferente  da soma de suas de suas partes. Então, o sistema deve ser visualizado como uma entidade global, características peculiares e diferentes das características de cada uma das partes.

Abordagem teleológicas: todo sistema tem um propósito. A visão mostra que é a função e não a sua estrutura que faz o órgão  ou sistema.

CONCEITO DE AMBIENTE

É tudo que envolve a empresa e é tudo o que está além das fronteiras ou limites da organização. O ambiente é caracterizado por intensa competição, dificuldades econômicas, mudanças tecnológicas, incertezas sobre políticas  governamentais e outros fatores que ameaçam o seu futuro.

AMBIENTE GERAL ou MACROAMBIENTE

O ambiente geral é o meio mais amplo que envolve toda a sociedade, as noções, organizações, empresas, comunidades etc. Todas as organizações operam em um macroambiente, que é definido pelos elementos mais gerais no ambiente externo que pode potencialmente influenciar decisões estratégicas. Os componentes são:

Ambiente cultural: representam a parte do ambiente geral que contém os elementos relacionados com os valores culturais que prevalecem na sociedade.

Ambiente Legal / Político: são as políticas do governo americano que impõem limitações estratégicas e provêem oportunidades.

Economia: O ambiente internacional é um importante  contribuinte  para outro componente crucial do macroambiente: a economia. O ambiente econômico é composto de interconexões  complexas entre a economias de diferentes países.

O ambiente econômico afeta intensamente a habilidade de as empresas operarem  eficazmente e influencia  suas escolhas estratégicas.

Tecnologia:  é uma aplicação sistemática de conhecimento científico a um novo produto, processo ou serviço. A medida que a tecnologia avança, novos setores industriais, mercados aparecem nichos competitivos.

Demografia: a demografia constitui-se de mensurações de várias características de pessoas que compõem grupos ou outras unidades sociais.

Ambientes Social e Natural: as tendências sociais implícitas no modo como as pessoas  pensam e agem têm implicações para a administração da força de trabalho , as ações corporativas sociais e as decisões estratégicas  sobre os produtos e mercados.

AMBIENTE ESPECÍFICO

O ambiente específico ou microambiente se refere ao ambiente mais próximo e imediato de cada organização. Cada organização funciona em um ambiente competitivo mais próximo e imediato. O ambiente competitivo compreende organizações específicas com as quais a organizações interage.

Concorrentes: É um dos componentes de ambiente competitivo, os concorrentes dentro do setor devem lidar em primeiro lugar um com os outros. As organizações  competem pelos mesmos consumidores e tentam ganhar participação  de mercado.

Agências Reguladoras: Os novos entrantes  em um setor competem  com as empresas estabelecidas. Muitos fatores dificultam  a entrada de novas empresas em um setor. Se houver poucas barreiras à entrada. Algumas principais barreira à entrada são as políticas governamentais, as necessidades de capital, a identificação de marcas , as desvantagens de custos e os canais de distribuição.

Fornecedores: As organizações devem adquirir recursos de seus ambientes  e converter  esses recursos.

Uma empresa está em desvantagem se ela é demasiadamente dependente de fornecedores poderosos. Poderosos constrói custos de mudanças ( custo fixos com que os compradores  arcarão se quiserem mudar de fornecedores.)

Consumidores: São os consumidores compram os produtos ou serviços que as organizações  oferecem. Sem consumidores uma empresa não sobrevivem. Existem dois tipos de consumidores: O consumidor final é aqueles que compram produtos em  sua forma final; e o consumidor intermediário que é aqueles consumidores que compram matérias-primas ou produtos do atacado antes de vendê-las ao consumidor final.

Serviços ao consumidores é oferecer aos consumidores o que eles que querem ou necessitam.

DINAMISMO DO AMBIENTE

O ambiente funciona como um campo dinâmico de forças que interagem  entre si provocando mudanças  e influências positivas nas oportunidades que sugerem e amortecer e absorver as influências negativas ou adaptar-se a elas.

A organização identifica e aprende a comporta-se frente a uma multiplicidade de forças ambientais diferentes, de modo a saber aproveitar o embalo das forças favoráveis e a evitar o impacto das forças desfavoráveis para manter sua sobrevivência e seu crescimento.

O ambiente é uma fonte de recursos e oportunidades de onde a organização extrai os insumos necessários ao seu funcionamento e subsistência, mas é também uma fonte de restrição, limitações, coações, problemas, ameaças e contingências para a sua sobrevivência.

Homogeneidade e Heterogeneidade ambiental

Quando uma organização tem, uma  ponta, fornecedores homogêneos, na outra o cliente homogêneos e , no mercado, concorrentes homogêneos, dizemos  que ela atua em um ambiente homogêneo. A homogeneidade ocorre quando os elementos ambientais apresentam as mesmas características e ações decorrentes de sua necessidades.

Quando a organização tem, em uma ponta, fornecedores diferenciados e heterogêneos. A heterogeneidade ocorre quando os elementos ambientais apresentam diferentes características e ações decorrentes de suas necessidades próprias.

Estabilidade e Instabilidade ambiental

Os elementos ambientais de uma organização – fornecedores, clientes, concorrentes e agências reguladoras  – são estáveis, conservadores, previsíveis e pouco mutáveis em suas ações e decisões, dizemos que ela opera em um ambiente estável, a organização mecanística ou burocrática é suficiente, face à permanência e imutabilidade dos elementos ambientais.

Quando os elementos ambientais são instáveis, inovadoras, imprevisíveis e mudam constantemente suas ações e decisões, dizemos que a organização atua em um ambiente instável, a organização orgânica e adaptativa é a mais indicada, face à inovação e mutualidade dos elementos ambientais.

RELAÇÕES ENTRE ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE

Quais as razões que levam a Ter preocupação em seu ambiente? Cria incerteza para a sua administração das organizações. Difícil é trabalhar com incerteza e imprevisibilidade.Os eventos ambientais mudam rapidamente em função das inúmeras variáveis, o administrador não consegue absorver e conhecer todas elas e nem mesmo perceber quais serão suas tendências  e resultados.

Quando  os fatores ambientais são poucos é de baixo grau de incerteza, quando os fatores ambientais mudam rapidamente, as organizações experimentam alto grau de incerteza. Para lidar com a incerteza, as organizações procuram agir através de duas formas de comportamento: adaptar-se ao ambiente ou influenciá-lo.

Adaptação Ambiental

Previsão e planejamento: A previsão de mudanças ambientais e o planejamento organizacional  são atividades típicas  das grandes organizações. Criam departamento de planejamento  quando incerteza é elevada. É um esforço para delinear tendências  que permitam aos administradores predizerem eventos futuros.

Estrutura flexível

Uma estrutura organizacional ágil e flexível pode funcionar como um meio de responder eficazmente as rápidas mudanças externas. Estrutura orgânica caracteriza a organização que tem fluxos de comunicação mais livre, poucas regras e regulamentos, que encoraja o espírito  de equipe  entre os empregados e que descentraliza. As organizações orgânicas criam muitas equipes para lidar com a mudanças em matérias- primas, novos produtos, marketing, novos processos, novas leis ou mudanças de hábitos de clientes. Estrutura mecanística é o contrário é caracterizada pela rigidez das tarefas definidas, muitas regras e regulamentos que impedem maior liberdade das pessoas, centralização das decisões e pouco espírito de equipe. Ë ideal para ambientes estáveis e previsíveis.

Papéis de fronteira

Os órgãos com papéis de fronteira ligam e coordenam a organização com os elementos-chave do seu ambiente.

Fusões e empreendimentos conjuntos

Ocorre quando duas ou mais organizações decidem se tornar uma só. A fusão também é um meio de reduzir a incerteza a respeito do ambiente de negócios da organização.

Influenciação do Ambiente

Incerteza ambiental é passar por cima e tentar modificar aqueles elementos ambientais que causam problemas.

Propaganda e Relações Públicas: A propaganda tem sido um meio bem- sucedido para administrar a demanda de produtos ou serviços de uma organização.

Atividade Política: A atividade representa uma  ação organizacional  para influenciar a legislação e regulação do governo.

Associações de Organizações: Organizações se juntam  a outras com interesses similares para constituir associações de interesses próprios.

Visualizar as características ambientais no ambiente que está o cliente, o fornecedor , o concorrente e todos os órgãos e entidades que afetam direta ou indiretamente a organização. O desafio do administrador é mapear, localizar, conhecer, interpretar todos esses segmentos importantes para a organização. Precisa intuição antecipar segmentos se encaminhando. É prever o rumo das tendências antes dos concorrentes.

Por: Marcelino Epifânio Soares Botelho

Veja também: